Archiviazione documenti ufficio: la soluzione su misura per ogni azienda.L’archiviazione di documenti aziendali è un’operazione strategica per l’ottimizzazione delle attività: un ufficio ben organizzato è più efficiente e questo comporta vantaggi sotto diversi punti di vista. Non perdere documenti importanti può significare tra le altre cose anche evitare multe e quindi permette di ottimizzare non solo i tempi ma anche i costi.

Oggi praticamente ogni azienda ha una parte di documenti telematici e una parte in formato cartaceo. L’archiviazione quindi deve muoversi al contempo sul piano tradizionale e digitale.

Archiviazione documenti cartacei: come organizzare l’ufficio

Ancora nel 2016 un ufficio non può fare a meno di raccoglitori e scaffali per conservare i documenti cartacei in originale. Rientrano in questa categoria soprattutto fatture e contratti. Tuttavia in ogni caso è sicuramente consigliabile disporre anche della copia digitale degli originali per ottimizzare spazio e costi.

Archiviazione documenti, dalla carta al digitale: soluzioni per aziende

PMI e grandi aziende, consapevoli dell’importanza strategica che una ottimale archiviazione dei documenti riveste oggi, si affidano a professionisti del settore.

L’archiviazione riguarda sia i documenti attivi (in qualsiasi formato) sia quelli passivi (mediante codice a barre).

Una volta archiviati i documenti vanno anche gestiti ogniqualvolta che serve leggerli oppure inviarli. Questa seconda fase include operazioni di:

• conservazione;
• spedizione tramite diversi canali (e-mail, PEC, fax, posta ibrida,posta tradizionale);
• accesso via web;
• firma digitale;
• gestione della PEC (posta elettronica certificata).

In un sistema di archiviazione funzionale, tutti i documenti devono infatti essere resi facilmente tracciabili in modo da essere prontamente reperibili all’occorrenza. In caso di documentazione riservata può essere anche opportuno prevedere dei sistemi di sicurezza imponendo password all’accesso in modo da garantire la privacy soprattutto quando ai sistemi informatici hanno accesso più persone in un ambiente open space o di co-working.

Affidare la ricerca delle soluzioni di archiviazione e di gestione dati ai professionisti del settore è una scelta che premia soprattutto nel lungo periodo. Per risparmiare su questo servizio si consiglia di rivolgersi ad una realtà che si occupa dell’organizzazione aziendale a 360 gradi (dall’archiviazione dei documenti al noleggio di macchine e arredi) in modo da poter richiedere un preventivo unico e più vantaggioso.