Stampante multifunzione: 4 errori da evitare nella scelta
Scegliere una stampante multifunzione potrebbe essere più complicato di quanto sembri. Ti sveliamo i 4 errori da evitare
La stampante multifunzione è tra le prime periferiche necessarie da integrare all’attrezzatura informatica in ogni ambiente lavorativo, la tecnologia in questo campo ha fatto passi da gigante e attualmente ne esistono di tutti i tipi e per tutte le esigenze, per questo motivo capire quale sia la stampante multifunzione più adatta alle proprie necessità non è sempre così scontato e semplice.
1) Credere che marchio valga l’altro
Un errore molto comune e ricorrente è quello di pensare che un marchio valga l’altro, di conseguenza che ci si possa affidare a chiunque per la fornitura e la gestione di questi strumenti, ebbene questo è un pensiero tanto comune quanto errato.
Certo è vero all’apparenza si può affermare che questi prodotti siano simili tra loro , ma “Simili” non significa “Uguali”.
Konicaminolta e Lexmark ad esempio sono brand che stanno investendo molto nello sviluppo di nuove tecnologie e funzionalità, come ad esempio lo Smart working, la stampa in mobilità, la sicurezza dei documenti, la velocizzazione dei processi, e questi sono solo alcuni progetti sviluppati da queste grandi aziende.
E’ molto importante quindi che il partner scelto sia qualificato e preparato, per proporre la soluzione più adeguata alla tua realtà, per metterti in condizione di lavorare meglio e aumentare la tua produttività, semplificando processi e diminuendo i costi in maniera sostanziosa.
2 ) Considerare solo il prezzo
Molte volte i clienti ancora prima che spieghi loro la mia proposta commerciale, mi chiedono quanto costa? Certo il prezzo è una delle componenti importanti, e come tale merita la giusta considerazione, ma è altrettanto importante capire che, grazie alle prestazioni e funzionalità di una stampante multifunzione a noleggio, si possono automatizzare molte operazioni che fanno risparmiare tantissimo tempo aumentando qualitativamente il proprio lavoro.
Il tempo è denaro come diceva qualcuno… Risparmiare tempo significa risparmiare molti soldini!
La regola per cui “Meno spendi per la macchina e più spenderai nel tempo per la gestione della stessa” è più che mai attuale e veritiera.
Quante volte ti è capitato di acquistare una stampante dal prezzo apparentemente conveniente, per poi scoprire che le cartucce di toner sarebbero costate un patrimonio?
3) Scegliere stampanti in bianco e nero per risparmiare
La tendenza delle case produttrici di stampanti multifunzione è orientata all’allineamento dei prezzi tra macchine monocromatiche e a colori, per cui la differenza di costi per l’hardware è veramente minima. Non è dunque l’apparecchiatura ad incidere sui costi aziendali bensì la produzione di stampe a colori senza controllo.
Basterebbe quindi limitare la produzione di stampe a colori al necessario, impostando ad esempio il driver di stampa di default sul bianco/nero, ed educando gli utenti ad un uso oculato del colore usufruendone solo in caso di effettiva necessità.
E’ anche vero però che il colore rende i tuoi documenti importanti più leggibili ed è possibile evidenziare informazioni cruciali. Li rende anche più accattivanti (si pensi a brochure, offerte con loghi a colori o immagini).
A volte conviene quindi spendere qualche euro in più, ottenendo maggiore visibilità, prestigio ed efficacia.
4) Pensare di dover affrontare una spesa importante
La formula del noleggio operativo è quella ormai più utilizzata da qualche anno a questa parte, questo perché questa formula non richiede. Nessun investimento iniziale, il valore del bene non rientra nei cespiti, non bisogna quindi fare scritture contabili per ammortamenti vari e le rate sono totalmente deducibili, tutto questo consente di avere certezza degli investimenti e tenerli sotto controllo efficacemente.
Inoltre è fondamentale restare al passo coi tempi, optando per un rinnovo tecnologico a fine contratto, o sostituendo la stampante con un modello più aggiornato o con funzioni innovative quando necessario.
Con il noleggio operativo infine, si possono inserire nella rata molti servizi di valore, come ad esempio un’assicurazione sui danni elettrici, o il software di monitoraggio per verificare la percentuale di toner rimanente e spedire il nuovo ricambio prima che si esaurisca completamente, e ancora la stampante sostituiva nel caso il guasto non fosse immediatamente risolvibile.
Ci sono molti altri servizi di valore che approfondiremo in un prossimo articolo, nel caso invece volessi saperne di più subito, ti invitiamo a contattarci e saremo felici di rispondere a tutte le tue domande.