Hai ricaricato le cartucce della stampante in ufficio da pochi giorni e il toner è già esaurito? I costi di stampa vanno messi in conto nel bilancio aziendale. Ma come monitorarli e tenerli sotto controllo? Il sospetto, lecito soprattutto se questa situazione è reiterata nel tempo, è che qualche dipendente stia utilizzando la stampante in ufficio per uso personale. La soluzione per controllare chi usa la stampante e in che modo esiste e permette di tracciare i documenti mandati in stampa. Il monitoraggio dei documenti stampati in azienda (ma la cosa funziona anche a casa) può essere fatto tramite computer (sia con windows che con Mac).

Software di controllo stampa: come funzionano

Esistono alcuni programmi che, caricati sul pc, riescono a monitorare quanti documenti vengono inviati dal pc alla periferica. Non solo: il software sa fornire alcune informazioni utili al riguardo come data e ora della stampa, numero di pagine stampate, stampante e computer usati, documenti stampati etc. Una volta installato sul computer, il programma inizia a monitorare tutto quello che viene stampato.
In alternativa, senza installare nessun programma, è possibile controllare i documenti in stampa anche attraverso il Visualizzatore eventi. Per accedere a questa funzione del computer basta premere la combinazione di tasti Win+R sulla tastiera del PC e dal pannello Esegui digitare il comando eventvwr dando l’invio.

Tuttavia, rispetto al funzionamento del programma visto sopra, l’analisi è meno dettagliata. Il visualizzatore eventi infatti si limita ad analizzare il processo di stampa. In altre parole permette solo di capire se e quando è stata fatta una stampa.  Non dà modo di conoscere dettagli legati all’operazione come data/ora esatta etc.

Per chi usa un Mac, alcuni strumenti di monitoraggio della stampa sono inclusi in macOS. Inoltre è possibile ottenere la lista completa delle stampe eseguite su Mac tramite browser usando CUPS, un sistema di stampa open source sviluppato da Apple per macOS.

Noleggio costo copia e monitoraggio stampa

Quelle viste sopra sono soluzioni pensate per tutti gli uffici che dispongono di una o più stampanti al servizio di diverse postazioni. Per chi utilizza stampanti a noleggio c’è uno strumento aggiuntivo e facile.
Il noleggio in costo copia è un servizio con formula “tutto incluso” per noleggiare stampanti, fotocopiatrici e dispositivi multifunzione per un periodo stabilito. Tra i vantaggi c’è di poter godere di un prezzo di stampa vantaggioso e definito per tutta la durata del contratto.

La formula del noleggio in costo copia comprende:
– noleggio delle multifunzione aziendali (che praticamente vengono fornite a costo zero);
– fornitura dei materiali di consumo, manutenzione e ricambi per tutta la durata del contratto.

Il canone di noleggio varia in base al tipo di modello di stampante scelto. La gamma di dispositivi include stampanti, fotocopiatrici, multifunzione di diversi modelli etc.

Come stipulare un contratto di noleggio con copie incluse? In pratica il cliente corrisponderà un canone periodico e usufruirà di un numero prestabilito di copie incluse nel prezzo. Quelle eventualmente eccedenti saranno fatturate periodicamente ad un costo di stampa fissato precedentemente.

Con questa formula le aziende possono tenere sempre sotto stretto controllo i costi di stampa. Hanno inoltre il grande vantaggio di programmare le spese, tenendo sotto controllo i costi fissi. Quelli variabili possono essere messi in preventivo con anticipo, sulla base del volume di stampa.
Infine consideriamo un vantaggio fiscale non indifferente: il noleggio di una stampante aziendale costo copia è completamente deducibile dalle tasse perché viene considerato come un costo di gestione dell’attività.