Domande e Risposte

In 30 anni abbiamo raccolto le domande più frequenti

Come funziona il Sofware di monitoraggio?

MPS Monitor è un sistema per il monitoraggio remoto dei dispositivi di stampa (Printer e Multifunzione) di rete e per la  gestione integrata ed automatizzata dei consumabili.
Tramite la rilevazione via rete dei contatori dei dispositivi, e la memorizzazione dei dati in un potente database, permette di ottenere un pieno controllo delle operazioni e una puntuale gestione dei costi di utilizzo del parco dispositivi di stampa.

Come funziona:
MPS Monitor permette di:

  • monitorare da remoto i dispositivi installati presso i vostri clienti/utenti
  • controllarne lo stato dei materiali di consumo
  • ricevere e gestire gli allarmirelativi a materiali di consumo in esaurimento
  • effettuare le letture dei contatori di pagine dei dispositivi
  • mantenere in un Database relazionale lo storico di tutti gli eventi e i dati relativi ai dispositivi
  • effettuare ricerche, anche complesse e reportistiche su tutti i dati rilevati dai dispositivi
  • effettuare una completa gestione dei contratti relativi ai dispositivi, sia che essi siano basati sui consumi di cartucce che sui costi per pagina
  • disporre in tempo reale di tutti i dati e gli indicatori su volumi, consumi, copertura media, durata e frequenza dei cambi di consumabili.

 

Privacy e sicurezza?

Le stampanti di ultima generazione dispongono dei più sofisticati  sistemi di sicurezza, anche in relazione al regolamento GDPR in vigore dal 25 maggio 2018.

Per questo motivo  è fondamentale che le aziende inizino a considerare la sicurezza una componente imprescindibile del loro hardware di stampa, e non solo dell’infrastruttura software e IT.

I sistemi di sicurezza e privacy spaziano dall’autenticazione tramite password o id , alla codifica e criptazione dei dati archiviati su hard disk, passando per l’eliminazione automatica dei lavori completati.

Ma questo a volte può non essere sufficiente se ci si dimentica di aggiornare i firmware delle stampanti e cambiare le password di  default facilmente identificabili. Un buon fornitore considera anche questi aspetti, garantendo un sistema di sicurezza sempre aggiornato e efficace.

 

Come vengono ricondizionate le stampanti ?

Le stampanti ricondizionate  vengono riportate in condizioni pari al nuovo tramite un meticoloso processo di lavorazione e verifica delle caratteristiche tecniche, estetiche, informatiche e funzionali.

Le stampanti ritirate da precedenti noleggi presso nostri clienti, vengono sottoposte a dei controlli minuziosi, dove vengono sostituite le parti principali e i materiali di consumo, vengono poi calibrate e sottoposte a test di qualità meccanica e di stampa.

Solo al superamento di questi test  vengono poi noleggiate nuovamente, a costi inferiori rispetto al nuovo. Questo tipo di stampante è molto richiesta per noleggi a breve termine o per start up che non conoscono ancora i volumi di stampa necessari per le loro attività quotidiane.

 

Quanto dura il noleggio?

La durata minima del noleggio è libera e senza vincoli temporali, tuttavia noi consigliamo un periodo ideale di ammortamento di 60 mesi per le stampanti nuove e 48 per quelle ricondizionate.

Questo per due semplici motivi: avere una rata di canone mensile più bassa, e  poter usufruire del rinnovo tecnologico  che consente di sostituire la stampante con un modello diverso/superiore spesso ad un costo più contenuto.

 

Cosa succede alla fine del noleggio?

Il Noleggio è una locazione che ha come obiettivo il solo utilizzo dei beni per la durata che il cliente ritiene più appropriata alle proprie esigenze.

A fine contratto quindi  il bene viene restituito al fornitore e non rientra nei cespiti del cliente, il quale è libero di stipulare un nuovo contratto per una stampante tecnologicamente più avanzata.

 

Quali servizi sono inclusi nel noleggio?

Nel canone di noleggio viene inclusa la stampante multifunzione, i materiali di consumo quali toner e tamburi, tutti i pezzi di ricambio e l’assistenza tecnica, rimane esclusa solo la carta.

 

Vengono inclusi gratuitamente nel servizio di noleggio di Copygraf, anche servizi di valore quali il software di monitoraggio da remoto, lo smaltimento dei toner esausti a norma di legge, una stampante in sostituzione su richiesta per guasti che si prolungano oltre le 24 ore, ed infine un assicurazione ALL RISKS che copre furto incendio e fenomeni elettrici.

 

Quale documentazione è necessaria?

Per la pratica di noleggio non sono richiesti particolari documenti o bilanci, in quanto non è un finanziamento né un leasing, infatti non viene fatta nessuna richiesta da parte della società finanziaria a banche dati.

I documenti necessari per le società sono:

  • una visura camerale aggiornata
  • i dati bancari
  • carta identità e codice fiscale del legale rappresentante che firmerà il contratto
  • A volte può essere richiesta mail e numero cellulare per la firma elettronica del contratto

Per i professionisti è richiesta la copia del tesserino iscrizione all’albo in aggiunta a quanto sopra


E possibile avere un tecnico fisso in loco durante l’evento o fiera?

Assolutamente si, esiste la possibilità di avere un tecnico che presieda per tutta la durata dell’evento, anche nei giorni festivi e prefestivi in relazione alle esigenze del cliente.

 

In quanto tempo intervenite dal momento della richiesta?

Il pronto intervento del tecnico è garantito mediamente entro le 4 ore, molte volte però alcune semplici problematiche si risolvono telefonicamente al primo contatto. Inoltre con il monitoraggio da remoto si riescono a prevenire molte richieste di assistenza ed effettuare una manutenzione preventiva senza creare alcun disagio per l’utente utilizzatore.

 

Se volessi interrompere prima il noleggio?

Prima di stipulare un contratto di noleggio bisogna essere sicuri della scelta che si andrà a fare, in alternativa come tutti i contratti di noleggio o finanziamento esiste la possibilità di estinguerlo anticipatamente, fermo restando il fatto che esistono delle penali da pagare.

 

Esistono altri costi da sostenere oltre a quello del canone mensile?

No, non esistono altri costi, se non per le pagine stampate in eccedenza rispetto a quelle comprese nel canone mensile, per le quali esiste un prezzo già stabilito in partenza.

In alcuni casi esiste la possibilità di dover pagare interventi sistemistici per l’installazione di driver o configurazioni su pc o server successivamente alla prima installazione, ma normalmente di questo si occupa la società che fornisce assistenza IT all’interno dell’azienda.

 

Le stampanti ricondizionate sono affidabili?

Le stampanti ricondizionate sono affidabili dal punto di vista tecnico e di utilizzo al 100%, perché sottoposte a controlli minuziosi, inoltre con il servizio di noleggio si ha la certezza del buon funzionamento perché essendo inclusi l’assistenza tecnica e i ricambi, sarebbe controproducente da parte dell’azienda fornitrice, dover inviare un tecnico o sostituire ricambi più del necessario.

 

Meglio acquistarla o  noleggiarla?

All’apparenza può sembrare più economico acquistarla, comprare i materiali di consumo e stipulare un contratto di assistenza tecnica, ma in realtà con il noleggio si ottengono benefici cosi grandi, che l’acquisto e la sua gestione sia tecnica che amministrativa  risulta di gran lunga più onerosa.

Basi pensare che con il noleggio non esiste nessun investimento iniziale, non si ha nessun rischio di obsolescenza tecnologica grazie al rinnovo tecnologico programmato, non esiste la possibilità di sostituzione in caso di guasto prolungato oltre le 24 ore, e tanto altro .

 

Il servizio di smaltimento dei toner e compreso?

Lo smaltimento dei toner esausti è un argomento molto delicato, le cartucce esauste non possono essere assimilate al rifiuto urbano, esiste un rischio penale oltre che amministrativo.

Noi offriamo questo servizio compreso nel contratto rivolgendoci a società specializzata e autorizzata dal ministero, che con apposito formulario FIR identificativo libera da ogni incombenza il cliente utilizzatore.

 

La mia è un azienda piccola mi conviene noleggiare ?

La risposta è si, esistono infinite formule di noleggio studiate per tutte le dimensioni aziendali, una volta individuate le esigenze specifiche del cliente si formula una proposta adeguatamente proporzionata.

 

Se mi accorgo che la stampante non va bene per le mie esigenze?

Nessun problema con il noleggio si può sostituire l’apparecchiatura in ogni momento, certo è buona norma partire da subito con il prodotto giusto dopo un attenta analisi fatta con un consulente esperto, per non dover pagare spese di cambio contratto.

 

E possibile limitare l’utilizzo delle stampe a colori?

Certamente è possibile limitare l’utilizzo delle stampe a colori  sia tramite strumenti o software gratuiti a corredo delle stampanti, sia con più sofisticati strumenti a secondo delle dimensioni aziendali e dei volumi di stampa.

 

Quali servizi sono inclusi nel noleggio a breve termine?

Nel canone di noleggio viene inclusa naturalmente la stampante multifunzione, l’installazione harware e software, tutti i materiali di consumo ed eventuali ricambi e l’assistenza tecnica, rimane esclusa solo la carta.

 

Cos’è il rinnovo tecnologico programmato?

Il rinnovo tecnologico programmato, consiste nella sostituzione della stampante multifunzione a noleggio, con una tecnologicamente più avanzata, ancora prima della scadenza naturale del contratto, nel caso in cui si presenti una necessità o esigenza strutturale.

Questo perché la tecnologia si evolve  in maniera davvero molto veloce e, se alcuni aggiornamenti non influenzano più di tanto il lavoro quotidiano, altri diventano vere e proprie necessità. Basti pensare ad esempio alla possibilità di stampare direttamente da device diversi (smartphone/tablet), oppure a nuovi programmi software o versioni aggiornate che risolvono problemi relativi a compatibilità dei driver o dei sistemi operativi.