Come è cambiato nel tempo il modo di gestire i documenti in un ufficio? L’avvento del digitale ha soppiantato in modo definitivo la carta? Questa ipotesi, ad oggi, appare ancora lontana e addirittura futuristica. Sebbene internet abbia permesso la condivisione online e il salvataggio di alcuni file, rendendo la vita in ufficio più facile, la carta resta, soprattutto per alcuni documenti di lavoro, un materiale insostituibile.

Certo difficilmente oggi le scrivanie devono essere sommerse di “scartoffie” come accadeva inevitabilmente fino a qualche anno fa perché, in molti casi, basta eseguire uno scanner del documento e inviarlo telematicamente o salvarlo online, ma pensiamo alla documentazione legata alla contabilità, al pagamento delle tasse o anche alla pubblicità (brochure, depliant etc).

Ci sono soprattutto alcuni settori di attività in cui la carta la fa ancora oggi da padrona: solo per citare alcuni professionisti ad esempio avvocati, contabili, assicuratori etc. Sono tutte professioni in cui la stampa dei documenti è necessaria per garantirne l’autenticità.

Da questa premessa si evince che studi professionali ed uffici oggi, a prescindere dalla loro dimensione, non possono fare a meno di un sistema di copia e stampa. Le stampanti multifunzione sono la soluzione ideale: sono macchine nuove in grado di far fronte alle esigenze di stampa e al carico di lavoro di grandi aziende ma, al tempo stesso, sono compatte e non ingombranti e quindi sono perfette per spazi ridotti. Le multifunzione sono contemporaneamente stampante, fotocopiatrice e scanner.

Anche il prezzo quindi, rispetto al singolo acquisto di questi tre dispositivi, è conveniente. Senza contare che esistono soluzioni come il noleggio di multifunzione che permettono di disporre degli ultimi modelli senza investimenti iniziali e senza costi di manutenzione. Un ufficio attrezzato inoltre ottimizza tempi e risorse e quindi riduce gli sprechi.