Quali caratteristiche deve avere una multifunzione da ufficio? Posta in questo modo la domanda trova difficilmente una risposta. Questo perché i parametri da considerare in via priorità cambiano non solo in base alle dimensioni dell’ufficio (e quindi verosimilmente al proporzionale volume di documenti per stampa e copia) ma anche al tipo di attività che viene svolta. In questa analisi ci concentriamo in particolare sulle soluzioni di stampa per studi legali e assicurativi. Ecco come scegliere la multifunzione giusta.

Studi legali: ecco la multifunzione giusta

Analizziamo in primis l’attività di stampa e copia in uno studio legale. Di norma in questi ambienti i volumi di documenti necessari in formato cartaceo sono alti. Ne consegue che distribuzione e archiviazione rappresentano step cruciali nella gestione del flusso di lavoro dell’ufficio. L’ideale è poter contare su una soluzione automatizzata in questo senso.

Le multifunzione wireless da ufficio Oki ad esempio permettono di digitalizzare rapidamente i documenti, inviando le scansioni verso una memoria USB o una cartella TWAIN in rete o trasmettendole via email utilizzando la funzione LDAP.

Molto utile può essere anche una multifunzione dotata di riconoscimento del codice a barre per identificare i documenti.

Assicurazioni: ecco la multifunzione giusta

All’interno delle agenzie di assicurazione tutti i giorni girano documenti con i dati personali dei clienti. Proteggere queste informazioni è fondamentale. Una multifunzione per assicurazioni non può prescindere da un controllo dell’accesso, ad esempio mediante log in protetto.

Tra le aziende leader nella produzione di multifunzione da ufficio, Konica Minolta, grazie alla tecnologia bizhub, ad esempio offre servizi di:

• autenticazione degli utenti mediante server esterni;
• protezione dei box (cartelle utente) attraverso password;
• cancellazione automatica dei file dopo la copia, la scansione, la stampa o l’invio di fax;
• formattazione dell’hard disk in caso di smaltimento della multifunzione o spostamento in posizione diversa.

Quanto costa una multifunzione di ultima generazione?

Di fronte a questa panoramica probabilmente la domanda che sorge spontanea è: ma quanto costa una multifunzione da ufficio con queste caratteristiche? Innegabilmente, nonostante l’abbassamento medio dei prezzi, una macchina all’avanguardia ha un costo proporzionato alle sue funzioni. La domanda da porsi potrebbe essere: come ottenere una multifunzione di ultima generazione contenendo l’investimento iniziale? Oggi il mercato offre diverse soluzioni per tutte le esigenze che vanno dal leasing al noleggio.