La presenza di una stampante multifunzione in ufficio è ormai una realtà consolidata sia per grandi aziende che per piccole imprese o studi professionali. Fotocopie, stampe e scansioni rappresentano le attività più importanti e frequenti in ambito lavorativo.

La necessità di inviare file e documenti in tempo reale e di aver sempre a disposizione gli strumenti per farlo, rende di fatto indispensabili stampanti, fax, fotocopiatrici e scanner. Si tratta di diversi dispositivi, che, anche nei modelli più compatti, inevitabilmente occupano spazio, ingombrano con i fili e presentano, tutti insieme, un costo non indifferente.

Una multifunzione è in questo senso la soluzione più pratica ed economica per rendere un ufficio efficiente, meglio ancora se connessa wifi con i vari computer, in modo da eliminare l’ulteriore ingombro dei fili. Sia in termini di performance che di spazio quindi la multifunzione è una macchina da ufficio strategica.

Vantaggi di una stampante multifunzione

Il modo migliore per aumentare la produttività all’interno di un’azienda è avere a disposizione macchine funzionanti e performanti, da scegliere in base alle diverse esigenze. Se un ufficio stampa centinaia di copie ogni settimana, non si può pensare di lavorare in maniera efficiente con stampanti per uso domestico; servono invece dispositivi in grado di produrre copie a velocità elevata e senza interruzioni. Non solo, anche strumenti come lo scanner sono indispensabili, soprattutto per archiviare in digitale documenti vecchi presenti solo in forma cartacea.

Le stampanti multifunzione riescono a raggruppare in un’unica soluzione tutte queste attività, permettendo un notevole risparmio sia di spazio che sui costi. Se poi la multifunzione viene collegata tramite wifi ai computer dell’ufficio, si riescono ad evitare tutti i collegamenti tramite cavi e si limita l’utilizzo alle sole persone autorizzate all’uso della stampante, dello scanner, del fax o della fotocopiatrice.

Una multifunzione è quindi ideale sia per grandi uffici, dove c’è bisogno di stampare volumi importanti di copie ed è richiesto un continuo utilizzo di fax, scanner e fotocopiatrice, che di piccole realtà, in cui operano pochi dipendenti che però necessitano ognuno un dispositivo differente.

Il boom di domande di stampanti multifunzione da ufficio ha contribuito a renderne il prezzo mediamente più accessibile. Ma quale scegliere? Da dove partire?

Laser o a getto d’inchiostro, come scegliere la multifunzione per l’ufficio

Uno degli interrogativi più frequenti che si pone chi deve dotare un ufficio di stampanti è la differenza tra getto d’inchiostro (inkjet)e laser; si tratta di due tecnologie efficienti e valide, con vantaggi che si esprimono a seconda delle attività da svolgere. E’ questa sicuramente la macro distinzione più grande all’interno dell’offerta di multifunzione da ufficio.

La stampante a getto d’inchiostro ha un prezzo di base inferiore, mentre quella laser garantisce una velocità di stampa superiore e il toner, benché più costoso delle cartucce, va cambiato meno frequentemente. Se quindi in un ufficio tante persone stampano con frequenza alta, è meglio una multifunzione a laser per velocizzare la produzione di copie e diluire le code di stampa. Le inkjet sono invece consigliate per uffici più piccoli con meno esigenze di stampa.

Meglio il noleggio di stampanti o l’acquisto? Pro e contro a confronto

Abbiamo parlato di efficienza economica derivante dall’implementazione di stampanti multifunzione all’interno di una realtà lavorativa. Un concetto che va allargato non solo alla possibilità di risparmiare con un dispositivo all-in-one, ma anche all’eventualità di poter scegliere tra il noleggio e l’acquisto di una stampante multifunzione.

Anche se in media non parliamo più di prezzi proibitivi, soprattutto per modelli di multifunzione base, il prezzo di una macchina performante, in grado di stampare centinaia di copie a settimana, costa diverse migliaia di euro e ha un ciclo di vita (presunto) di circa dieci anni; in questo periodo di tempo, l’utilizzo costante e non sempre corretto da parte dei dipendenti può causare danneggiamenti e malfunzionamenti, per i quali è richiesta un’assistenza e conseguente aumento dei costi.

Per non correre questi rischi, avere sempre a disposizione una stampante funzionante ed efficiente, è possibile percorrere la strada del noleggio, sia a breve (utile soprattutto per quegli uffici che stampano elevate copie solo in determinanti periodi dell’anno) che a lungo termine.

Oltre a non dover investire subito sul costo totale della macchina, le formule più recenti di noleggio includono nel canone anche l’assistenza gratuita per ogni tipo di problema, la sostituzione della stampante in caso di guasto e malfunzionamento, i toner o le cartucce (a seconda se è laser o a getto d’inchiostro) e i pezzi di ricambio.

C’è infine anche un altro aspetto da considerare (e questo in risposta a chi propone l’acquisto di multifunzione da ufficio usate per risparmiare rispetto a stampanti nuove): l’evoluzione tecnologica nel campo informatico, ivi incluso quindi anche stampanti e fotocopiatrici, procede a ritmo incalzante.

Questo significa che ciò che è nuovo oggi domani potrebbe apparire vecchio e superato: il noleggio di multifunzione permette di aggiornare il parco macchine senza subire le conseguenze di questo effetto inevitabile.

Certo potete anche pensare di comprare stampanti e fotocopiatrici di ultima generazione e rivenderle sul mercato delle macchine usate quando non saranno più il massimo della performance per i vostri ritmi e volumi di stampa, quando, in altre parole, il mercato offrirà di meglio.

Ma, proprio come funzione per il mercato delle 4 ruote, non appena uscita dal negozio una macchina nuova ha già perso valore.Una multifunzione e noleggio assicura all’ufficio la presenza di una macchina nuova e mai obsoleta, in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza, sempre al passo con le nuove realtà digitali e tecnologiche.