Se ti chiedessimo se hai bisogno di una stampante nuova cosa risponderesti? Probabilmente, salvo le nuove attività in fase di avvio, molte aziende risponderebbero di no. E questo, si badi bene, non perché veramente non ci sia questa necessità ma perché, in molti casi, non si ha la piena consapevolezza di quanto costi, in termini di perdita di tempo e di inefficienza, avere una stampante vecchia in ufficio o inadeguata al volume di stampa.
Secondo le statistiche gli uffici aggiornano il modello di stampante aziendale anche ogni 5-6 anni: della serie “finché funziona e stampa è la stampante giusta”. Ma questo approccio è superficiale e non tiene conto di alcuni fattori importanti: scopriamoli insieme e scommettiamo che molti di voi, a fine articolo, risponderanno in maniera diversa alla domanda con la quale abbiamo aperto l’articolo.

Ho bisogno di cambiare la stampante vecchia?

Anche nel mondo delle stampanti, la tecnologia fa passi veloci. Quando i marchi che operano in questo settore, come Oki e Konica Minolta, lanciano un nuovo modello di stampante, non si limitano di certo ad installare il motore della vecchia stampante in un chassis dal design più moderno e accattivante. Le stampanti di ultima generazione punteranno ad una maggiore efficienza tecnologica e alla riduzione dei costi di stampa. Un impegno che si traduce in una riduzione del costo copia: vuol dire che ogni volta che stampate con una stampante nuova state risparmiando soldi. Basti pensare che solo sei-sette anni fa, le stampanti laser potevano nei migliori dei casi arrivare a garantire un costo copia di 0,11-0,17 euro per pagina a colori e 0.014-0,022 per pagina b/n; oggi le stampanti di ultima generazione possono scendere ad costo copia di 0,074 per pagina a colori e 0,0011 per il bianco e nero. Con una semplice moltiplicazione per i cicli di stampa della tua azienda sarà facilmente intuibile quanti soldi si stanno spendendo, inutilmente, con la vecchia stampante. Se hai fatto bene i calcoli il risultato sarà di qualche migliaia di euro. E il modello che oggi è nuovo domani potrà essere una “stampante vecchia” (nel senso che sarà sostituito da una tecnologia più efficiente) soprattutto se l’azienda cresce di dimensioni e, di conseguenza, sale in misura esponenziale anche il volume di stampa.

E’ altrettanto intuitivo che una stampante vecchia comporterà costi di manutenzione maggiori perché è più facilmente esposta al rischio di guasti e di malfunzionamenti. Questo è un problema che può essere risolto alla radice scegliendo il noleggio stampanti: il contratto infatti include, oltre a trasporto ed installazione della stampante, anche servizi di pronto intervento e manutenzione in caso di guasto (con eventuale sostituzione della stampante difettosa se necessario). Sempre restando in termini economici provate a chiedervi quanto vi costa interrompere il ciclo di stampa perché la stampante aziendale non funziona o si è inceppata.
Soprattutto per studi professionali e piccoli uffici c’è poi la questione spazio ridotto. Anche sotto questo profilo le stampanti nuove compatte garantiscono enormi vantaggi, soprattutto se pensiamo alle multifunzione aziendali che, oltre ad essere stampanti, sono al tempo stesso fotocopiatrici, scanner e fax: quattro dispositivi in un’unica macchina. Pensiamo ad una multifunzione di ultima generazione di circa dieci anni fa e mettiamola a confronto le stampanti compatte di oggi.

Soffermiamoci un attimo anche sull’attenzione sempre crescente nella protezione dei dati personali spesso esposti al rischio di hackeraggio. Le nuove multifunzione da ufficio sono dotate di sistema di protezione dati, un aspetto molto importante soprattutto per le stampanti wireless o per quelle posizionate in ambienti open space accessibili a più utenti.
Il costo del noleggio stampanti peraltro è deducibile dalle tasse quindi assicura un vantaggio anche dal punto di vista fiscale. Introdurre l’argomento dei vantaggi del noleggio stampanti ci permette di smontare anche un luogo comune piuttosto diffuso soprattutto tra chi per la prima volta si trova a dover considerare di cambiare la vecchia stampante comprata da qualche anno.

Ecco perché noleggiare una stampante nuova è meglio che comprare una stampante vecchia

“Ma io non attualmente soldi da investire per comprare una stampante nuova quindi preferisco tenere la stampante vecchia che in ogni caso funziona”: questa è l’obiezione che palesa chi sottovaluta l’analisi dei costi invisibili delle stampanti che abbiamo appena illustrato. Ma chi dice che queste siano le uniche due alternative possibili? Come abbiamo accennato il noleggio permette di usufruire di stampanti nuove senza investimenti iniziali e con una serie di vantaggi pratici, economici e fiscali non indifferenti. Non solo: è anche possibile noleggiare stampanti usate e ricondizionate per risparmiare ulteriormente sui costi. In questo modo infatti si hanno stampanti di seconda mano come nuove.