Le moderne stampanti da ufficio si definiscono multifunzione perché, come suggerisce il nome, svolgono contemporaneamente più operazioni. Questi dispositivi infatti funzionano al tempo stesso come stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax. Si tratta quindi di macchine che, come intuitivo, rispondono in primis ad un’esigenza pratica e di spazio: avere in ufficio una multifunzione, quindi una sola macchina, ingombra sicuramente meno che dover trovare lo spazio necessario per collocare una stampante, uno scanner, un fax e una fotocopiatrice. E questo è pacifico. Ma andando ad analizzare poi le singole funzioni che giudizio si può dare di una multifunzione come stampante ad esempio?

Quando uscirono i primi modelli di multifunzione le prime accuse che venivano rivolte a questi dispositivi dagli “scettici” di questa tecnologia riguardavano proprio le prestazioni relative alle singole funzioni. Si diceva, e forse per i primi prototipi era anche parzialmente vero, che la qualità della stampa, della copia o della pagina scannerizzata o ancora la velocità nell’invio/ricezione del fax, non potesse essere equiparata, rispettivamente, a quella fornita da una stampante, da una fotocopiatrice, da uno scanner o da un fax.

Insomma di tutto un po’ ma non in modo ottimale: questo era il limite delle primissime multifunzione lanciate sul mercato. Ma l’evoluzione tecnologica che ha avuto questo segmento di mercato in pochissimi anni è stata sorprendente tanto che oggi le multifunzione professionali da ufficio non solo stampano, fotocopiano, scannerizzano e spediscono fax ma lo fanno in modo ottimale.

La compattezza quindi incontra l’efficienza. Dire oggi che una multifunzione è una soluzione di compromesso per risultati mediocri e che non è una buona stampante, fotocopiatrice, fax o scanner è un pregiudizio infondato. Una buona multifunzione può essere tutto questo allo stesso tempo e occupando lo spazio di una sola macchina.

Detto questo è chiaro che, puntando al massimo delle performance in ognuna di queste funzioni, si rischia di vedere il prezzo lievitare in modo esponenziale perché si guarda al top della gamma. Quale parametro deve essere prioritario nella scelta della multifunzione giusta? Non esiste una risposta valida in senso assoluto: molto dipende dal tipo di attività che essa andrà a svolgere e quindi anche di conseguenza al tipo di ufficio in cui andrà utilizzata.

Multifunzione da ufficio: stampa e copia le priorità nella scelta?

Abbiamo visto sopra che una multifunzione è al tempo stesso in grado di funzionare come stampante, fotocopiatrice, scanner e fax. Ma quale di queste funzioni deve saper svolgere al meglio e su quale invece si può essere meno esigenti? Provate a chiedervi: di che cosa ha più bisogno la mia attività, di una stampante, di una fotocopiatrice, di un fax o di uno scanner? La scelta della multifunzione giusta ed economica è tutta in questa risposta.

Statisticamente la funzione a cui gli utenti sembrano prestare meno attenzione è il fax. La ragione è legata alla frequenza di utilizzo inferiore rispetto ad esempio alla stampa (in altre parole il volume di documenti inviati via fax è decisamente inferiore rispetto a quello dei file stampati ogni giorno).

Questo è tanto più vero oggi posto che strumenti come la Posta Elettronica Certificata (PEC) hanno fatto venire meno in molti casi l’esigenza di inviare documenti via fax.

Quali sono  le funzioni privilegiate ?

Le funzioni di copia e soprattutto di stampa sono invece quelle alle quali si presta particolare attenzione quando si sceglie una multifunzione. I parametri di cui tener conto sono in questo senso la risoluzione e la velocità di stampa. La differenza a livello di prestazioni di stampa e copia tra due multifunzione di prezzo molto differente è evidente.

In quest’ottica peraltro bisogna anche tener conto del fatto che l’investimento iniziale fatto per una multifunzione più costosa viene compensato parzialmente nel lungo termine tenendo conto dei costi di gestione (costo per copia) e manutenzione inferiori.

E se parliamo di noleggio stampanti ecco che allora ben si comprende perché scegliere una multifunzione troppo base possa rivelarsi una scelta controproducente.

E’ la questione del “falso risparmio” in cui cadono i consumatori più sprovveduti: si scelgono stampanti da ufficio (oppure usate e datate) e si spendono circa 6 centesimi in più a copia rispetto a quello che sarebbe stato il costo per copia con una multifunzione nuova e più performante.

Bianco e nero o colore?

Rientra in questa prospettiva anche la scelta tra stampanti da ufficio a colori o in bianco e nero. Molti utenti si chiedono: “ho veramente bisogno di una stampante a colori?”. Se l’attività è uno studio professionale che utilizza in prevalenza documenti testuali, rinunciare alla funzione di stampa a colori può essere un buon compromesso per risparmiare sulla multifunzione.

In quest’ottica è facile anche comprendere che la differenza nel costo copia è tanto più incidente quanto maggiore è il volume medio di stampa. Se si stampano poche centinaia di copie al mese, anche spendere di più per singola copia non farà una differenza enorme sul budget aziendale.

Ma più si stampa e più le cose cambiano. Anche perché più si stampa e più velocemente la macchina si usura e quindi costerà di più per il funzionamento e la manutenzione. Questo se non si ha l’accortezza di scegliere il noleggio delle multifunzione invece dell’acquisto.

Noleggio stampanti da ufficio: così si ha il meglio garantito al prezzo più conveniente

Il noleggio delle multifunzione abbatte gli investimenti iniziali. Significa non doversi accontentare di una buona stampante e fotocopiatrice che però non sia il massimo dell’efficienza come fax o scanner. Grazie ad un canone mensile abbordabile si potrà avere un parco macchine equipaggiato con i modelli più idonei alla propria attività.

Non dovendo sostenere l’investimento iniziale, anche chi non ha grosse somme da anticipare può puntare in alto nella scelta delle macchine professionali senza doversi accontentare per risparmiare.

Uno studio professionale può noleggiare una multifunzione appartenente al top della gamma. Se sei interessato al noleggio di stampanti da ufficio e multifunzione ma non sai quale modello è più indicato per la tua attività non esitare a contattare i nostri professionisti: il team di Copygraf è al tuo servizio per consigliarti nel migliore dei modi e fornirti assistenza.