Le stampanti multifunzione da ufficio non devono essere solo performanti ma anche sicure, soprattutto quando il punto in cui sono collocate le espone al rischio di utilizzo improprio da parte di persone non autorizzate. Molte aziende hanno quindi l’esigenza di utilizzare sistemi di autenticazione che limitano l’utilizzo di stampanti e fotocopiatrici multifunzione ad un uso interno e non personale.

Fornire alla stampante da ufficio una adeguata tecnologia di autenticazione, è oggi sempre più importante visto che in quasi tutti gli uffici ormai la funzione di stampa è centralizzata: le vecchie stampanti da tavolo stanno ormai scomparendo quasi del tutto lasciando spazio a soluzioni meno ingombranti e in grado di ottimizzare i consumi.

Autenticazione e uso privato

Le stampanti multifunzione da ufficio di Konica Minolta ad esempio possono essere equipaggiate con tecnologie di autenticazione volte a limitarne l’uso al personale autorizzato. Questo serve all’azienda non solo a limitare spese e consumi ma anche a garantire sicurezza e privacy per i documenti interni che non possono essere prelevati da chi non è autorizzato a farlo. Grazie ai sistemi di autentificazione solo il personale con le dovute competenze può prelevare i documenti stampati.

Le procedure standard di sicurezza e protezione dati includono codici PIN, password, autenticazione biometrica etc. Konica Minolta va anche oltre permettendo di personalizzare questi strumenti. Ad esempio la tecnologia NFC Near Field Communication, che si può tradurre come Comunicazione in prossimità, combina l’identificazione senza contatto (RFID: Identificazione a Radio Frequenza) e altre tecnologie di connettività: quando due apparecchi NFC sono posti ad una distanza non superiore a 4 cm, si genera una rete peer-to-peer tra i due dispositivi, che in questo modo possono scambiarsi reciprocamente dati.

Tramite NFC è possibile ad esempio scaricare file audio, software e documenti etc. Sono accortezze che possono sembrare inutili se si opera in una rete domestica ma che in un ambiente di ufficio possono essere indispensabili per garantire riservatezza e sicurezza dei dispositivi e dei documenti professionali.