Stampanti ufficio: è giunta l’ora di cambiare?
Settembre, si torna a lavoro dopo le ferie ed è tempo di buoni propositi e idee di rinnovamento: che cosa cambiare in ufficio e nel parco stampanti entro fine anno? Conviene muoversi da subito o aspettare i nuovi modelli 2019? Quali vantaggi offre il noleggio multifunzione aziende rispetto all’acquisto tradizionale?

Qual è il momento dell’anno migliore per cambiare stampanti in ufficio?

Per molti settembre è il mese dei propositi professionali e dei cambiamenti, altri preferiscono mettere in cantiere idee da concretizzare ad inizio anno nuovo. Ma dal punto di vista economico e tecnologico che cosa conviene di più?

Tre indizi che ti dicono che è ora di cambiare stampante

Facciamo un passo indietro per capire quando, aldilà del periodo dell’anno, è giunto il tempo di cambiare stampante o parco multifunzione in ufficio e come anche chi non è esperto di IT se ne può rendere facilmente conto.

Ci sono alcuni campanelli d’allarme che dovrebbero insospettire: procedura di stampa più lenta del dovuto, inchiostro non uniforme o sbavato, fogli di carta che si inceppano spesso e, in caso di stampanti wifi, connessione di rete assente o instabile. Se si riscontra spesso in modo anomalo uno di questi problemi (o più di uno ovviamente) è bene considerare di dover cambiare stampante di lì a breve.

Attendere oltre non serve e, anzi, può essere controproducente: prima di tutto perché, come ha di recente dimostrato una ricerca Sharp di cui si parla in questo articolo ogni impiegato in ufficio “perde” ben 19 giorni di lavoro l’anno proprio a causa della tecnologia obsoleta e/o difettosa; in secondo luogo perché se non si tratta di stampanti a noleggio ma di dispositivi acquistati, arrivare al momento fatidico della rottura comporta di restare scoperti fino alla sostituzione delle macchine, costringendo poi  ad una scelta affrettata per via dell’urgenza (problema che il noleggio stampanti evita grazie al monitoraggio costante dei dispositivi, ad interventi tempestivi di riparazione e/o manutenzione con eventuale sostituzione immediata della stampante quando necessario).

Perché cambiare una stampante che funziona ancora bene

Nel caso appena descritto è ovvio che sia meglio decidere di cambiare stampanti aziendali (anzi a ben vedere non si tratta di una “scelta” libera vera e propria ma di un’esigenza pratica).

Ma perché un imprenditore dovrebbe considerare di cambiare multifunzione se funziona bene?

E’ un investimento utile in ogni caso o un paradosso che comporta uno spreco di risorse economiche? E quando bisogna considerarlo?

L’evoluzione tecnologica prosegue a passi accelerati e il mondo delle stampanti multifunzione non è certo esente da questo progresso. Anzi è forse uno dei settori in cui questo incalzante progresso si evidenzia in modo più chiaro ed evidente. Una stampante nuova oggi potrebbe essere obsoleta domani. Basti pensare a quanto si siano diffuse su larga scala negli ultimi anni le stampanti multifunzione. Fino a poco tempo fa era un prodotto costoso e di nicchia riservato alle grandi aziende. Ma oggi, grazie anche a formule per risparmiare come il noleggio, è accessibile a tutti gli uffici e gli studi professionali (addirittura si trovano frequentemente in ambiente domestico per uso personale)

Certo non tutte le aziende hanno l’esigenza di scegliere il top della gamma, ma sicuramente possono ottimizzare gli investimenti scegliendo stampanti efficienti nel rispetto del proprio budget. I dipendenti che hanno a disposizione mezzi tecnologici adeguati – e questo è dimostrato da diversi studi – lavorano in modo più proficuo; stampanti mal funzionanti e altri impedimenti tecnologici sono tra i più ricorrenti motivi di frustrazione in ufficio.

Sicuramente prima di rinnovare il parco stampanti aziendali occorre valutare quanto questo passo incide sul bilancio. Se si tratta di stampanti acquistate di recente il valore dell’usato può essere sceso di molto. Grazie al noleggio stampanti non c’è l’esigenza di guardare al calendario prima di decidere se è giunto il momento di rinnovare la tecnologia a propria disposizione. Di solito la durata del contratto di noleggio è di 60 mesi ma, anche in corso di validità, si può decidere di aggiornarne i termini sostituendo le macchine a disposizione.

Settembre o gennaio 2019: quando cambiare stampanti?

Se vi state facendo questa domanda è perché, probabilmente, non siete soddisfatti al 100% del vostro parco macchine a disposizione. Magari perché, rispetto a qualche tempo fa, le vostre esigenze di stampa aziendale sono cambiate e cresciute. Se parliamo di acquisto può avere senso attendere l’inizio del nuovo anno e scoprire le novità stampanti 2019. Ma se si opta per il noleggio stampanti il fatto di avvicinarsi alla fine dell’anno non deve rappresentare un ostacolo al rinnovamento tecnologico. Infatti in qualsiasi momento si può fare l’upgrade delle macchine.

Infine pensiamo ad un’azienda appena nata i cui CEO non sanno ancora bene stimare il volume di stampa e scegliere tra noleggio o acquisto. In questo caso una soluzione di compromesso può essere quella di valutare il noleggio stampanti a breve termine per tre mesi. Questo permette di arrivare fino alla fine dell’anno coperti, senza investimenti iniziali e di provare il modello di stampante che più si ritiene adeguato ai volumi stampa stimati. Ad inizio anno nuovo sarà possibile riconsiderare la propria scelta ed eventualmente fare un upgrade dei dispositivi anche guardando alle proposte delle nuove multifunzione 2019.

Contattaci senza impegno per una consulenza professionale! Scopri se le stampanti nel tuo ufficio oggi saranno adatte anche domani o se è giunto il momento di cambiarle.