L’uso scorretto di stampante e fotocopiatrice può costare caro in ufficio, in termini economici e ambientali. Avete preso a noleggio una stampante a risparmio energetico e la sera, prima della chiusura dell’ufficio, avete sempre cura di spegnerla e staccare la spina? Bene ma potrebbe non essere sufficiente.

Ecco sette errori che spesso compie anche chi pensa di ottimizzare i costi di stampa:

• Toner in esaurimento: se la stampante segnala la richiesta di un toner, verificare sempre la percentuale dello stesso ancora disponibile controllando il display; il toner è effettivamente da sostituire solo quando l’apparecchiatura segnala “Sostituire Cartuccia Toner” e comunque quando la qualità della copia e della stampa inizia ad essere imperfetta;
• Risparmio toner: impostare questa funzione, disponibile in tutte le stampanti moderne, per la stampa di documenti interni di minore importanza (perché la qualità di stampa è ridotta);
• Cartucce a colori: se si stampa molto a colori bisogna tener presente che se la stampante segnala la richiesta di un colore, non è assolutamente necessario cambiare anche gli altri;
• Anteprima di stampa: usare sempre questa utilissima funzione che aiuta ad evitare copie di scarsa qualità;
• Bozza veloce: piuttosto che scegliere manualmente ad ogni stampa la configurazione “bassa qualità”, avrebbe piùRisparmio toner: impostare questa funzione, disponibile in tutte le stampanti moderne, per la stampa di documenti interni di minore importanza (perché la qualità di stampa è ridotta);
• Cartucce a colori: se si stampa molto a colori bisogna tener presente che se la stampante segnala la richiesta di un colore, non è assolutamente necessario cambiare anche gli altri;
• Anteprima di stampa: usare sempre questa utilissima funzione che aiuta ad evitare copie di scarsa  senso in quest’ottica di risparmio impostarla di default e, al contrario, selezionare all’occorrenza una qualità di stampa più alta.

Usare correttamente queste funzioni permette veramente di ridurre i costi di stampa in maniera intelligente e strategica. Possono sembrare dettagli ma, se si tiene conto del volume di stampa di un ufficio (che chiaramente è superiore in media a quello domestico) appare evidente quanto invece queste accortezze possano essere importanti nel lungo periodo. Soprattutto per chi è a capo di un’attività che muove i primi passi, ridurre le spese superflue è di grande importanza.