Ecco qualche piccolo consiglio da tenere a mente prima di chiudere l’ufficio in estate. Si tratta di piccoli accorgimenti che però aiutano a risparmiare e a fare ordine prima del rientro. Ecco un pratico vademecum che spazia dall’ambito informatico a quello gestionale passando per quello comunicativo e della sicurezza.

Prepara il pc alle ferie

Prima di interrompere per ferie l’attività, fai ordine nel pc in modo da trovarlo “pulito” al tuo rientro. Questo significa: cestina i documenti salvati ma inutili, svuotare il cestino per liberare memoria, caricare nelle cartelle condivise i documenti che può essere utile consultare durante le ferie.

Stampanti e fotocopiatrici nell’ufficio chiuso per ferie

Sempre in tema di dispositivi informatici, è bene ricordarsi di scollegare ogni apparato elettronico dalle fonti di alimentazione, soprattutto se si tratta di chiusura aziendale e quindi l’ufficio resterà del tutto vuoto. Questo riguarda ad esempio stampanti da ufficio, fotocopiatrici, fax, scanner etc. E’ una questione di risparmio energetico e di sicurezza ma anche di prestazione perchè in questo modo le macchine sono protette dal rischio di sbalzi violenti di tensione durante eventuali temporali estivi.

Email di autorisposta: out of office

Per quanto riguarda l’aspetto comunicativo con i clienti, i fornitori etc ..  è buona regola impostare una email di autoreplay che avvisi circa la durata delle ferie. Lascia un recapito per le urgenze.

Istruzioni per chi resta

Se non si tratta di chiusura aziendale, può essere utile istruire i colleghi che non vanno in ferie sui progetti lasciati aperti.

Archiviazione password

Prima di partire inoltre può essere utile fare una lista di password più importanti, in un documento sicuro ma accessibile ai colleghi in caso di necessità. E quando diciamo “al sicuro” intendiamo non solo di custodirle gelosamente in un cassetto chiuso a chiave o di scriverle su un documento protetto, ma soprattutto di salvaguardarle dai vuoti di memoria tipici del rientro!

Connessi anche in vacanza?

Oggi la tecnologia fa in modo che si possa essere connessi anche dall’estero. Comunica la tua disponibilità prima di partire rendendo noto ogni quanto pensi di avere accesso alla posta, in quali orari etc. Ma soprattutto ricorda a tutti che se riposerai durante le vacanze, al ritorno sarai decisamente più carico per ripartire!

Stampa i documenti più importanti

E’ infine sicuramente utile fare un backup completo. Se ci sono documenti estremamente importanti è sempre una precauzione in più farne una copia cartacea da portare fuori dall’ufficio in modo da “salvarla” in caso di intrusioni.

Se avete seguito questi semplici consigli , preparate le valigie e buone vacanze!!!