Nonostante l’era digitale si trovi nel suo momento di massima espressione, il cartaceo continua ad essere indispensabile e a volte la soluzione preferita. Molti documenti vengono riconosciuti solo in formato originale e gli archivi di uffici, pubblici e privati, sono ancora pieni dei classici faldoni.

Carta canta quindi, almeno per i prossimi anni e di conseguenza, è necessario adattarsi, munendosi di stampanti multifunzione (in grado anche di effettuare scansioni, fotocopie ed inviare fax) performanti e affidabili. Ma questi dispositivi presentano costi importanti, soprattutto in caso di realtà in cui le stampe vengono effettuate nell’ordine delle centinaia ogni settimana e rappresentano un processo indispensabile.

Basta pensare ad esempio ad aziende che emettono decine di fatture o stampano centinaia di biglietti ogni giorno: l’efficienza e la funzionalità delle stampanti devono essere massime e anche un piccolo guasto può trasformarsi in un grande problema se trascurato.

In una situazione del genere, possedere delle stampanti di proprietà può rappresentare un rischio, in quanto su di esse pende sempre la spada di Damocle dell’affidabilità. In caso di guasto, che tipo di assistenza viene garantita? A meno che non si sottoscriva un contratto di assistenza ad hoc, molto probabilmente il processo sarà lungo e farraginoso, quantomeno per i tempi stretti in cui operano le aziende che stampano centinaia o migliaia di pagine al mese.

L’alternativa è il noleggio stampanti, che con il pagamento di un canone mensile include una serie di servizi atti a garantire la continuità produttiva. Sono almeno dieci i motivi per noleggiare stampanti anziché acquistarle.

I vantaggi del noleggio stampanti multifunzione digitali: investimenti e benefici

1. Nessun investimento iniziale

Il noleggio delle stampanti non comporta alcun investimento iniziale, cosa che invece è necessaria per l’acquisto, permettendo così di escludere delle pesanti voci di spesa (soprattutto per le start-up). In questo modo è anche possibile orientarsi su modelli più nuovi, performanti e costosi, spalmando sul canone di affitto il prezzo.

2. Canone mensile basso e totalmente deducibile

L’importo da corrispondere per l’affitto di una stampante multifunzione è solitamente basso, soprattutto per contratti a lungo termine; un costo minimo da pagare ogni mese in cambio di un dispositivo di ultima generazione, garantito e affidabile. L’importo del canone mensile di noleggio è inoltre deducibile al 100%, assicurando così un ulteriore risparmio.

3. Possibilità di affitto a breve termine

Se in un ufficio la necessità di stampare non si presenta durante tutto l’anno, ma solo in alcuni mesi, è contemplata la possibilità di noleggio stampanti anche per periodi brevi.

I vantaggi del noleggio stampanti multifunzione digitali: l’assistenza tecnica

4. Assistenza alla scelta

A volte la scelta del tipo di stampante da adottare all’interno di un ufficio non è semplice, soprattutto se si tratta di multifunzione; quando si noleggia una stampante, si viene consigliati nella selezione da un consulente esperto e competente, con l’obiettivo di massimizzare le prestazioni in base alle singole esigenze.

5. Assistenza completa e tempestiva

L’acquisto di una stampante non include (a meno che non venga stipulata a parte) un’assistenza tecnica, servizio che invece viene compreso nel canone di affitto mensile. L’assistenza riguarda sia l’hardware che il software (anche l’installazione iniziale), è immediata e comprende anche il ricambio dei pezzi danneggiati o guasti.

6. Sostituzione immediata stampante

In caso l’intervento tecnico non risolvesse il problema entro le 24 ore, la stampante a noleggio viene subito sostituita con un modello simile, assicurando sempre la continuità produttiva. Se la stampante viene acquistata, invece, bisogna contattare il centro assistenza specifico e seguire tutto l’iter previsto per la sostituzione, con tempi verosimilmente più lunghi.

7. Cambio toner o cartuccia prima dell’esaurimento

 Grazie al sistema di gestione in remoto, quando il toner o la cartuccia sono in fase di esaurimento viene inviata una segnalazione al centro assistenza. I nuovi componenti vengono quindi inviati in tempi rapidi presso la sede del cliente che provvede in maniera semplice e in autonomia alla sostituzione.

I vantaggi del noleggio stampanti multifunzione digitali: personalizzazione

8. Numero pagine incluso

Il canone mensile per il noleggio stampanti comprende anche il numero di copie che possono essere stampate in un mese; la quantità cambia in base al tipo di pacchetto, per cui avendo una stima della media di stampe effettuate, è possibile orientare la scelta in maniera precisa, evitando eccedenze o carenze.

9. Nessun rischio di obsolescenza

Quando si acquista una stampante multifunzione, specie i modelli più evoluti, costi sono molto alti e l’obiettivo è quello di ammortizzarli nel tempo; migliori sono i dispositivi, maggiori, in teoria, sono l’affidabilità e la durata nel tempo. Anche non prendendo in considerazione gli imprevisti, con il passare degli anni una macchina diventa obsoleta e surclassata da versioni più aggiornate. Se si è investito molto sull’acquisto di una stampante non è economicamente conveniente provvedere alla sua sostituzione, mentre con la formula del noleggio viene sempre garantita una soluzione all’avanguardia.

10. Possibilità di cambiare modello in base alle esigenze

Le dinamiche all’interno di un’azienda sono soggette a cambiamenti nel tempo; se all’inizio è richiesta una produzione elevata o ridotta di copie, il fenomeno potrebbe invertirsi in seguito per diverse cause e magari il numero di stampe scendere o salire in maniera significativa. La formula del noleggio permette di venire incontro a queste necessità, proponendo modelli diversi e adatti ad ogni tipo di esigenza.

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