Scegliere una multifunzione significa acquistare o noleggiare una stampante, una fotocopiatrice, un fax o uno scanner? Tutti e quattro questi dispositivi insieme (e nei modelli più moderni e all’avanguardia non solo questi a dire il vero). Ma quale funzione prevale ed è più importante?

I primi modelli di stampanti multifunzione immessi sul mercato avevano due grossi limiti: uno era rappresentato dal prezzo alto che ne facevano un prodotto di nicchia o un lusso per grandi aziende, l’altro era invece di tipo tecnico. I perfezionisti infatti vedevano i questa ottimizzazione dello spazio una rinuncia al top delle prestazioni, almeno di alcune di esse. In poche parole si riteneva che una multifunzione, anche la più costosa, non potesse garantire al tempo stesso il massimo della qualità nella stampa, nella copia, nell’invio dei fax e nella scansione dei documenti. E inizialmente forse in effetti spesso era proprio così nel senso che il cliente era tenuto, in base alle proprie priorità e budget, a fare una scelta. Oggi una multifunzione può essere al tempo stesso una buona stampante, fotocopiatrice, scanner e fax? Assolutamente si. Ecco i valori da considerare.

Scegliere una multifunzione: è più stampante, fotocopiatrice, scanner o fax?

Quando state per comprare o noleggiare una multifunzione dovete in primo luogo chiedervi: ho più bisogno di una stampante, di una fotocopiatrice, di un fax o di uno scanner (oppure di tutti e quattro i dispositivi allo stesso modo)? La risposta condizionerà la scelta del modello.

Stampanti multifunzione: risoluzione, velocità di stampa e costi

Scegliere una stampante multifunzione implica in prima battuta la scelta tra modelli in bianco e nero o a colori e laser o a getto di inchiostro. Queste sono le macro categorie. La decisione chiaramente dipenderà dalle priorità del cliente.

Per quanto riguarda la qualità e le prestazioni di stampa i valori da considerare sono la risoluzione e la velocità. Il primo si riferisce alla nitidezza e alla precisione nel dettaglio di stampa e si misura in DPI (dall’inglese “Dots Per Inch” che significa punti per pollice). Qual è la risoluzione della stampante da considerare? Per chi stampa prevalentemente pagine di testo in bianco e nero una risoluzione massima di 600 DPI potrà essere sufficiente.

Se invece si stampano molte immagini a colori bisognerà orientarsi su stampanti con DPI fino 2400. La velocità di stampa invece tiene conto del tempo necessario per la prima pagina (dal momento in cui si dà avvio alla stampa a quello in cui il foglio è pronto sul vassoio) e delle pagine stampate nell’arco di un minuto (mediamente 15-20).

Studi grafici dovrebbero valutare anche la gestione dei colori: i modelli base di stampanti multifunzione utilizzano la classica quadricromia (con cartucce di inchiostro nero, giallo, ciano e magenta), ma le stampanti multifunzione top della gamma possono stampare in esacromia, fruendo non solo dei quattro inchiostri di base, ma anche di ulteriori due serbatoi, che possono contenere inchiostri con colori extra.

La stampa in esacromia permette di raggiungere migliori risultati nella resa delle sfumature meno brillanti o nella riproduzione dei colori più accesi (a seconda di quali siano i due colori extra).

Da ultimo bisogna tenere conto di quella che è la previsione dei consumi di stampa: questo parametro è legato alla durata media della cartuccia.

La multifunzione da ufficio ha un buono scanner?

Le multifunzione da ufficio sono dotate anche di scanner integrato (che è quello che gli permette di funzionare da fotocopiatrici). Le caratteristiche variano molto in base al tipo di modello: per documenti testuali una risoluzione dello scanner di 600 DPI o poco meno potrà essere sufficiente. Se si devono scannerizzare foto e immagini invece si deve salire a 1200 DPI o più per avere un buon risultato. La velocità di scanner invece si misura come numero di scansioni in un minuto (il valore medio oscilla tra le 20 e le 70).

Come scegliere la fotocopiatrice multifunzione

La funzione di fotocopia è strettamente legata a quelle di stampa e scanner viste sopra per quanto riguarda i parametri di velocità e risoluzione che condizionano la scelta della multifunzione da acquistare o noleggiare.

Fax integrato alla stampante: quali parametri deve avere questa funzione?

Forse non è la funzione che fa propendere per l’acquisto di un modello piuttosto che per un altro visto che ormai in molti casi il fax è soppiantato da email o altri tipi di comunicazione. Tuttavia in alcune circostanze il fax resta imprescindibile e può fare la differenza per chi deve scegliere una multifunzione piuttosto che una stampante o una fotocopiatrice tradizionale. Ci sono stampanti con funzione fax che permettono la trasmissione anche senza PC con feeder automatico (ADF).

Multifunzione da ufficio: le funzioni extra

Abbiamo visto dunque che scegliere una multifunzione può voler dire al tempo stesso investire in una buona stampante, fotocopiatrice, scanner e fax senza rinunciare a nessun dispositivo e garantendo sempre il top delle prestazioni. Ma ci sono anche altre funzioni di cui queste macchine sono spesso dotate e che sicuramente possono rappresentare un elemento determinante nella scelta. Tra queste ad esempio il lettore memory card per stampare foto senza pc ma direttamente visualizzando le immagini sullo schermo della stampante.

Tra le funzioni extra sicuramente quella più gettonata è il collegamento wireless, indispensabile per molte multifunzione da ufficio. Questo permette l’accesso alle funzioni di stampa, copia, scanner e fax anche da più postazioni. Alcuni modelli hanno anche la funzione di stampa via Bluetooth o NFC per invio file da mobile. Sempre più diffusi i modelli di stampa da cloud.

Inoltre scegliere una multifunzione wifi risolve un problema di collocazione qualora non sia possibile posizionare il dispositivo nelle immediate vicinanze del pc. Questo appunto ci permette di chiarire anche come sia preferibile, nella scelta della multifunzione, sapere da prima dove essa andrà collocata. E’ vero che le multifunzione compatte di ultima generazione sono poco ingombranti ma sapere quanto spazio si ha a disposizione è ad esempio importante in avanti o lateralmente per l’apertura dei vassoi di caricamento e deposito della carta o, in altezza, per l’apertura del coperchio della stampante (se avete intenzione ad esempio di posizionare la stampante sotto uno scaffale tenete a mente l’altezza a coperchio aperto).

Fatta questa, speriamo esauriente e utile panoramica, ben si comprende uno dei vantaggi del noleggio multifunzione, anche rispetto a soluzioni per alcuni versi simili come quella del leasing, soprattutto per chi si trova a scegliere per la prima volta i macchinari da ufficio e quindi non ha piena consapevolezza della proprie esigenze. Il noleggio di stampanti multifunzione infatti include da contratto la possibilità di aggiornare i macchinari sulla base delle esigenze in divenire dell’azienda.

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