Alzi la mano chi ha una stampante in ufficio? Probabilmente chiunque stia leggendo questo post ora si troverà con il braccio sollevato. Ma se vi chiedessimo quanti sanno di usare la stampante giusta ci sarebbe la stessa adesione di massa?

Sul mercato ci sono diversi modelli di stampanti. I costi sono scesi rispetto a qualche anno fa ma l’acquisto resta un investimento importante. Il noleggio multifunzione permette di “testare” diversi modelli, anche grazie al consiglio di professionisti del settore. Si può aggiornare quello scelto se ci si accorge di aver scelto la stampante sbagliata (errore abbastanza comune soprattutto per startup e aziende appena nate che difficilmente sanno preventivare i volumi di stampa con esattezza).

Perché il passaparola per scegliere la stampante può essere fuorviante

Perché, per la scelta della stampante, affidarsi al consiglio di un amico che ha un’azienda anche simile alla propria potrebbe essere fuorviante? L’esperienza di un consumer non esperto potrebbe essere indicativa ma non risolutiva. Ci sono tante variabili da considerare prima di scegliere la stampante giusta. Quello che bisogna considerare è che non esiste la stampante perfetta in assoluto. Ogni settore è differente. Ma anche quando ci si affida al consiglio di un conoscente che gestisce un business simile, non bisogna dare per scontato che volumi ed esigenze di stampa coincidano.

Il noleggio, in questo senso, presenta tre vantaggi:

– permette di contare su assistenza di personale esperto al momento della scelta;

– evita l’investimento economico iniziale;

– permette di aggiornare il modello scelto qualora risulti poco performante (o al contrario troppo performante) per i volumi di stampa della propria azienda.

Come capire quale stampante serve per la propria attività

Gli errori possono essere due e sono, in un certo senso, diametralmente opposti: scegliere una stampante troppo performante o scegliere una stampante non adeguata.

Immaginiamo un ufficio amministrativo: in molti casi una multifunzione in bianco e nero sarà più che sufficiente. Perché investire in una multifunzione a colori molto costosa? In questi casi, quando si realizza di avere investito in una stampante troppo performante, sostituirla potrebbe essere più conveniente che mantenerla. Eppure se, preso da un’offerta su un modello di stampante di ultima generazione, ti sei lasciato tentare all’acquisto, rivenderla potrebbe esporre ad un abbassamento del valore sul mercato.

Se invece la stampante non è adeguata ai ritmi e volumi di stampa perché poco performante, potrebbero verificarsi alcuni inconvenienti (ad esempio i vassoi di carta che si riempiono subito, le cartucce da cambiare di continuo etc). L’utilizzo dei consumabili è importante per capire quale stampante è adeguata per la propria azienda. Ecco perché noleggiare dispositivi multifunzione per un anno o anche per periodi più brevi potrebbe aiutare a scegliere il modello più adeguato.

Ma come capire le proprie esigenze di stampa e stimare i volumi medi? Soprattutto se l’azienda è agli inizi non è un’operazione facile. Gli esperti del noleggio stampanti servono proprio a guidare l’utente verso questa scelta. Nel dubbio personale il consiglio è quello di arrotondare leggermente per difetto ed eventualmente sopperire ad esigenze di stampa più intense momentanee con il noleggio stampanti per eventi o per brevi periodi.