Che cosa significa oggi per un’azienda stampare in modo sicuro? Negli uffici più grandi ci sono più stampanti collegate ai dispositivi e in rete per un uso a distanza. Avere una stampante efficace riduce il tempo di attesa e la coda dei documenti in stampa, evitando il rischio di assembramenti davanti alla multifunzione (che spesso è più affollata della macchinetta del caffè!). Ma non solo: oltre alla nostra incolumità, in questo contesto ha senso parlare anche di sicurezza di dati e documenti, specialmente per le stampanti usate da più persone e per le multifunzione collegate in wifi. Che cosa fareste se vi dicessimo che tutti possono leggere i documenti che stampate? E se bastasse qualche piccola accortezza per evitare un grosso rischio?

In un’epoca in cui il contatto incute timore, parliamo di “mani” in senso figurato. Che differenza c’è tra finire nelle mani giuste e in quelle sbagliate? Se si tratta di riservatezza di dati e documenti la differenza può essere abissale. Scegliere professionisti seri ed esperti significa assicurarsi che non siano trascurati aspetti in apparenza banali e invece funzionali nell’installazione delle stampanti. Al tempo stesso il modello giusto di stampante assicura una maggiore privacy di dati e documenti. In parte, quindi, dipende dalla qualità del prodotto, in parte dalla serietà ed esperienza di chi ve lo fornisce. La combinazione perfetta dei due fattori garantisce la massima sicurezza nella stampa.

La stampante è donna: ricorda tutto!

“Verba volant scripta manent” dicevano gli antichi. Ebbene una volta mandato in stampa un documento ne lasciate traccia due volte. Anche se strappaste il foglio di carta c’è la memoria interna che archivia tutto. Il disco rigido memorizza tutto, inclusi i costi e i volumi di stampa. Questa memoria, se non cancellata di tanto in tanto, può andare molto a ritroso nel tempo. Quello che è un aspetto pratico può rivelarsi un rischio controproducente.

All’interno della stampante si trova un web server che può essere usato dai client connessi per gestire lavori e configurare i parametri.

Le multifunzione wifi possono trasmettere documenti in via telematica.

Connettendo le multifunzione aziendali ad una VLAN segregata i client malevoli non potranno più accedere all’interfaccia della stampante. Questo serve a proteggere le stampanti wireless in azienda da attacchi hacker.

3 regole gratis per la stampa sicura in ufficio

Abbiamo chiesto al CEO di Copygraf, Maurizio Persano, di darci tre segreti per una maggiore sicurezza di stampa.
Il timore che gli hacher accedano alle informazioni aziendali tramite la stampante non è lo scenario di un film complottista ma un rischio concreto. Eppure è chiaro che non potremmo rinunciare a tutti i dispositivi tecnologici sul posto di lavoro.

Ecco perché la primissima cosa da fare quando si installa la stampante multifunzione in un ufficio o studio professionale è modificare la password di default. Peraltro ci vogliono pochi minuti ed è un’operazione semplice e veloce. Non tutti i tecnici prestano attenzione a questo passaggio che, invece, potrebbe rivelarsi cruciale. Basti pensare che, secondo uno studio recente in cui Maurizio ha parlato in un recente e-book sull’argomento, l’80% circa delle stampanti aziendali ha la password di default. Aggravante: le pwd di default sono facilmente reperibili in rete.

Aveva fatto scalpore qualche anno fa la notizia di un hacker che era riuscito a violare oltre 50 mila stampanti connesse in rete. Ebbene è stato possibile proprio perché chi di dovere non aveva cambiato la password pre-impostata. L’atto, per fortuna, voleva essere solo dimostrativo ma immaginate la dannosa fuga di notizie che poteva scaturirne! Una delle stampanti si trovava addirittura in un commissariato di polizia.

Altra regola di sicurezza, soprattutto se la stampante è usata da più dipendenti, è prevedere sistemi di autenticazione utente. Anche questo, per chi lo fa, potrebbe sembrare banale ma, stando ai dati statistici non è così. Il rapporto OKI Europe rileva che il 75% delle aziende non ha strumenti adeguati per la protezione dei dati. I documenti restano esposti a rischio. Le multifunzione a noleggio Copygraf sono predisposte per la stampa da mobile e dispongono di avanzati strumenti di autenticazione. Molti di questi sono inclusi gratuitamente; altri possono essere aggiunti ai servizi inclusi nel contratto di noleggio stampanti con pochi euro.

Ve ne elenchiamo alcuni dei più efficaci che, se vorrete, potrete approfondire con i nostri tecnici e con il personale qualificato Copygraf:

• Stampa FollowMe (Disponibile sulle stampanti multifunzione (MFP) OKI con la piattaforma sXP (smart Extendable Platform) di OKI, incluse le serie MC700, MB700 ed ES94x5 MFP;

• SENDYS Explorer (disponibile anche come app mobile).

Terzo consiglio: aggiornare il firmware. Questo, oltre ad ottimizzare la velocità di stampa, può essere utile per risolvere eventuali bug. L’operazione è gratuita ma non tutti i tecnici la eseguono. A volte trascurano questo aspetto perché un qualsiasi errore durante l’aggiornamento richiede di ripetere l’operazione. Per chiarire alcuni dubbi precisiamo che l’aggiornamento del firmware non può dare problemi di incompatibilità con le cartucce (a meno che non si usino toner contraffatti o non originali).

Concludendo: bisogna considerare le stampanti per quello che sono, ovvero veri e propri dispositivi tecnologici (al pari di un computer). Questo implica che il dipartimento IT non può limitarsi ad installare la multifunzione nel dipartimento ma dovrà premurarsi di configurarla per la stampa sicura. Questo include tutti i passaggi di cui sopra.

Buona stampa (sicura) a tutti!