Immagina che ogni volta che usi la stampante in ufficio, insieme al foglio di carta tu stampassi una banconota. Sarebbe un sogno vero? Eppure potresti farlo se solo prestassi più attenzione alla tua stampante in ufficio! Non ti stiamo proponendo nessun piano criminale come quello che ha ispirato la serie tv del momento, La Casa di Carta.

Ti invitiamo ad una riflessione, speriamo interessante, sui costi di stampa e sui modi per ridurli. La stampa e i materiali di consumo presuppongono inevitabilmente dei costi vivi  ma risparmiare con intelligenza è possibile. Se la stampante viene usata da più persone in ufficio e tutte adottano queste regole e accortezze, il risparmio è facilmente moltiplicabile.

Per chi gestisce un’azienda avere un quadro dei costi di stampa è importante. E solo chi sa come fare può dare il buon esempio ai dipendenti.

Dove posizionare la stampante in ufficio: distanza giusta dalla scrivania

Alcuni studi scientifici hanno dimostrato che lavorare attaccati alle stampanti, nel lungo termine, potrebbe far sorgere alcuni problemi di salute. Lavorare troppo vicino alla fotocopiatrice o stampante in ufficio non è di certo indicato. Ci sono state perfino sentenze che hanno dato ragione ai lavoratori prevedendo rimborsi.

Ad oggi purtroppo la legge non prevede una distanza minima da fotocopiatrici e stampanti dalle scrivanie con postazioni fisse. Il riferimento legislativo più attinente è al decreto sulla sicurezza del lavoro. Questo dispone espressamente che il rumore dei dispositivi tecnologici in ufficio deve essere preso in considerazione quando si assegnano le postazioni per evitare di disturbare l’attenzione e la comunicazione verbale. Inoltre questi dispositivi non devono generare un eccesso di calore.

Perché ne parliamo in questo contesto? Perché il giusto posizionamento della stampante in ufficio può rappresentare anche una decisione che incide sul bilancio. Da un lato se si mette la multifunzione troppo vicino alla postazione di lavoro, aldilà dei rischi appena esposti, si può compromettere anche la produttività  dei lavoratori, per via della distrazione causata dal passaggio o il chiacchiericcio dei colleghi. Dall’altro è bene trovare il giusto compromesso: provate a calcolare quanto tempo si perde per andare e tornare a prendere i documenti se la stampante si trova troppo distante dalle postazioni di lavoro.

Come fare quindi? Si potrebbe prevedere una stampante per ogni stanza dell’ufficio oppure creare una sala stampa separata e non troppo distante dalle scrivanie.

I software da installare sulle stampanti aziendali per risparmiare

Pensi di avere un ufficio anti spreco? Ti proponiamo una piccola sfida. Stasera, prima della chiusura, fai un giro delle stampanti in ufficio e conta quanti fogli, mandati in stampa e mai ritirati, giacciono dimenticati nei vassoi.

Hai riempito almeno un cestino della spazzatura? Ecco ora pensa che sono tutti costi persi. Spreco di carta, di toner, di tempo etc.

Come evitarlo? Basterebbe installare sulla stampante un software per il servizio di coda di stampa o di memorizzazione dei processi di stampa. Certi software peraltro aumentano anche la sicurezza dei dati stampati. Cosa non di poco conto se in azienda vi sono documenti riservati che non dovrebbero restare incustoditi sul vassoio della stampante.

Usa multifunzione semplici oppure spiega il funzionamento della stampante ai dipendenti

Ok l’esperimento sopra ti ha dimostrato che i tuoi dipendenti non sono attenti come credevi. Prima di preparare la ramanzina per domani  rispondi con sincerità ad una domanda: Li hai formati a dovere?

Potresti aver dato per scontato che sappiano usare la stampante. Punta sull’acquisto di stampanti moderne con interfacce intuitive ma soprattutto punta sulla formazione interna.

Dipende anche da te: insegna (o fai insegnare) a distinguere tra i diversi tipi di carta e formati di stampa. Quante volte si stampano a colori che potrebbero essere stampati tranquillamente in b/n? Quanti dipendenti usano la la funzione di anteprima di stampa o scelgono la stampa fronte retro? Se le spiegazioni non bastano, “usa le maniere forti”. Installa un software che inibisca la stampa a colori di default, limitandone l’accesso solo ad alcuni dipendenti o dipartimenti.

Noleggio stampanti ufficio con contratti che includono la manutenzione

Ma se dovessimo scegliere il modo per risparmiare sui costi di stampa a 360 gradi, non possiamo che parlare del noleggio stampanti! E non solo perché è il settore in cui operiamo.

Noleggiare la stampante invece di acquistarla evita l’investimento iniziale (che moltiplicato per ogni dispositivo del parco macchine non è cosa di poco conto!). Ma soprattutto il contratto di noleggio stampanti da ufficio include l’intervento di manutenzione ed eventuale sostituzione. Questo significa che se la stampante è rotta o non stampa bene non dovrai interrompere la tua attività.